ПИШАНА КОМУНИКАЦИЈА

Денес комуникацијата преку емаил и смс порака станува еден од најефективните модели на комуникација на работното место. Брза и ефикасна доколку се користи соодветно, а во исто време ни обезбедува и пишан траг за она кое го разговараме и договараме. Сепак добро составената писмена порака претставува вештина сама за себе, а истовремено треба да имаме во предвид и дека писмената комуникација не е соодветна за секоја ситуација.

КОГА СЕ КОРИСТИ ПИСМЕНА КОМУНИКАЦИЈА Комплексност на темата Писмената комуникација е особено ефикасна кога сакаме да споделиме информации кои се лесни за организација и не бараат придружни појаснувања или дискусија (забелешки од состанок, одговор на конкретно прашање, кратко појаснување итн..) Писмената комуникација не е соодветен избор кога се комуницира околу комплексни теми кои тешко се структурираат на организиран начин и каде примачот ќе има потреба од дополнителни информации за да ја разбере примарната порака.

КОГА СЕ КОРИСТИ ПИСМЕНА КОМУНИКАЦИЈА 2. Потреба од дискусија Писмената комуникација не е ефикасна кога за темата има потреба од дискусија и за носење одлуки околу покомплексни прашања, особено доколку овие информации се споделуваат во поголема група каде што не можеме да бидеме сигурни колку е секој од учесниците во тек со дискусијата. 3. Деликатност на пораката Како што видовме претходно, пораката која ја пренесуваме во голем дел се состои и од невербална комуникација која е особено важна при разговор за деликатни теми во кои се вклучени многу емоции. Со пишана комуникација многу потешко се пренесува тон на глас, хумор, сарказам и слично оттука не е соодветна за пренесување високо емотивни или многу важни информации.

КОГА СЕ КОРИСТИ ПИСМЕНА КОМУНИКАЦИЈА 4. Формална комуникација Писмената комуникација е се уште најчест избор при формална комуникација, особено кога станува збор за административни информации (пресметки, финансии, договори, правни прашања). На овој начин не само што се обезбедува прегледност во споделената информација, туку и пораката опстојува како потврда за она што е договорено, побарано, споделено.

ЕФЕКТИВНО ПИШУВАЊЕ: ПРЕДМЕТ/SUBJECT Во следните слајдови ќе разгледаме неколку основни насоки за пишување ефективна порака. Текстот реферира на компонирање е-маил пораки иако истото се однесува на било која друга пишана информација. Пораката секогаш нека им наслов/предмет. Оставањето на полето за subject празно е крајно несоодветно како за професионалната така и за приватната комуникација; Subject - от има улога на наслов и треба на другата страна да и пренесе за што се работи. Еве како вашиот subject НЕ треба да изгледа Одговор на вашиот е-маил Прашање Здраво Состанок Информации Порака од Елена (особено ако вие сте Елена)

ЕФЕКТИВНО ПИШУВАЊЕ: ПРЕДМЕТ/SUBJECT Наместо тоа обидете се со нешто поконкретно: Информација за состанок на вработени – 27.05 (среда) Прашање во однос на промена на закон за здравствено осигурување Состанок за новиот дизајн на веб страна –потврдете присуство ИТНО! Промена во рокот за аплицирање Вака формулираната порака му укажува на тој кој ја прима точно за што се работи, му дава информација за приоритетот на пораката, како и насока што отприлика се бара од него – да потврди нешто, да присуствува некаде, да даде одговор на прашање итн..

ЕФЕКТИВНО ПИШУВАЊЕ: ПОРАКА Кога пишувате порака, првата информација која треба да ја споделите е целта на вашата порака. Ова треба експлицитно да се содржи во првата изјава, затоа што на тој начин јасно укажувате што сакате да постигнете со вашата порака. Било кои дополнителни информации, можат да следат подолу, како појаснување на оваа носечка изјава. Пр. Драги колеги, Ви пишувам за да ве информирам дека е направен нов распоред на активности во младинскиот клуб, што значи дека и вашите индивидуални распореди ќе треба да се променат. За ова се одлучивме бидејќи ... Пр. Почитуван Горан, Согласно со тоа што договоривме на нашата претходна средба, во прилог ви ја испраќам листата на клиенти...

ЕФЕКТИВНО ПИШУВАЊЕ: ПОРАКА ПОЗНАВАЈТЕ ЈА ВАШАТА ПУБЛИКА Секогаш водете сметка за тоа кому му пишувате и обидете се да ја прочитате пораката од нивна перспектива. Дали е пораката јасна и дали прецизно укажува на тоа што од нив се очекува? Дали е тонот соодветен на ситуацијата (формален, пријателски, позитивен, сериозен)– со ова треба да бидеме особено внимателни бидејќи при писмена комуникација недостига невербалната порака. Тоа значи дека нешто што треба да биде концизно и сериозно лесно може да добие ладен, арогантен или нервозен призвук. Дали оние на кои им пишувате располагаат со доволно информации да ја разберат вашата порака? Дали јазикот кој го користите (жаргон, технички изрази, комплексност на изразувањето) е соодветен на вашата публика?

ЕФЕКТИВНО ПИШУВАЊЕ: ПОРАКА ОРГАНИЗИРАЈТЕ ЈА ВАШАТА ПОРАКА Доколку сакате да споделите повеќе од една информација, осигурајте се дека секој дел е организиран како засебна целина. Вообичаено е корисно на почетокот на пораката да ги најавите сите теми кои ќе ги опфати истата, како и да ги раздвоите различните теми со засебни наслови, потточки и слично. Смислата на ова е концепциски и визуелно да ја организирате пораката на начин што лесно ќе им дозволи на читателите да ги разберат и проследат сите аспекти од истата. Доколку во пораката се содржат повеќе барања или задачи, на крајот можете уште еднаш да ги сумирате.

ЕФЕКТИВНО ПИШУВАЊЕ: ПОРАКА НА КРАЈ НА ПОРАКАТА Вашата порака треба да има почеток и крај. При формирање на крајот размислете за евентуални потешкотии или потреба за дополнителна поддршка кои би можеле да ги имаат оние на кои им е упатена пораката. Доколку сте во можност дадете ги во вашата завршна изјава. Пр. За дополнителни информации за новиот распоред контактирајте ја ivana@gmail.com, Пр. Законот за работни односи можете да го симнете од следниот линк ... Пр. Доколку имате некои прашања контактирајте ме на ...

ЕФЕКТИВНО ПИШУВАЊЕ: КРАЈ НА ПОРАКА НА КРАЈ НА ПОРАКАТА На крајот на пораката не заборавајте да се потпишете, така како што сметате дека е соодветно. Потписот може да се состои само од вашето име - во е-маил до колегите или пак име, презиме и контакт информации – особено при формална комуникација. Пр. Јована Иванова Асистент за односи со јавност e-НОВА Консалтинг Email jovana@nconsult.org.mk Mobile +389 (0)70 333 333 Office +389 (0)26 222 222 LinkedIn mk.linkedin.com/in/jovana/ www.nconsult.org.mk