Procjena sustava financijskog upravljanja i kontrola na razini subjekta Instrument Nacionalne akademije za financije i ekonomiju (NAFE) Ministarstva financija Nizozemske PEMPAL, Skopje, travanj 2019.

Prethodni sastanak PEMPAL-a: Nacionalna akademija za financije i ekonomiju Ministarstva financija Nizozemske izradila je nacrt vodiča za procjenu FUK-a i daljnje korake; U vodiču se opisuju: potrebni koraci za pravilnu procjenu instrumenti za provedbu procjena FUK-a daljnji koraci nakon procjene: akcijski plan. Od tada: - najnovije informacije i promjene na temelju iskustva iz prakse.

Što smo naučili iz prakse Alati za procjenu trebaju se fokusirati na ključna pitanja; Alat za procjenu mora biti efikasan, brz, praktičan i razumljiv; Alat za procjenu treba dati uvid u područja za koja ima smisla provoditi ciljane aktivnosti; Rad s unutarnjim radnim skupinama trebaju voditi stručnjaci.

Alati za procjenu su dostupni, ali... Često je njihov obuhvat vrlo širok i uključuje cjelokupni spektar unutarnjih kontrola: elementi COSO-a, načela COSO-a  nije brzo, nije efikasno i nije uvijek usmjereno na ključna pitanja; Neki vode do tzv. klasifikacija razine zrelosti: upitno je jesu li razine zrelosti dovoljan izvor informacija o temeljnim problemima; Samoprocjena (bez stručnog vodstva) može dati iskrivljenu sliku stvarnosti; Često nedostaju jasni kriteriji za procjenu; SHJ često su usmjereni samo na prikupljanje statističkih podataka i usklađenost te na stavljanje kvačica na papir.

Značajke NAFE-ovog alata za procjenu: Ograničeniji obuhvat koji ne uključuje cijeli spektar ukupnih unutarnjih kontrola: usmjeren samo na ključne temeljne elemente financijskog upravljanja i kontrola: ukupno oko 50 ključnih kriterija za procjenu; Kriteriji su utemeljeni na: COSO-u (djelomično), tri linije obrane i upravljačkom/Demingovu krugu (planiranje, primjena, provjera, poboljšanje), kao i okružjima najbolje prakse te postojećim alatima (npr. PEFA); Kriteriji za procjenu planiraju se u matrici za procjenu koja je temelj za instrumente kao što su upitnici, analize dokumenata, razgovore itd.; Glavni je fokus na upravljačkim aktivnostima (te zahtjevima u pogledu dužnosti i odgovornosti kad je riječ o FUK-u) i proračunskom procesu.

Struktura kriterija za procjenu Opći zahtjevi: uvjeti ključni za dobro funkcioniranje okruženja FUK-a; Konkretni kriteriji za procjenu za svaki element Demingova kruga. Ti su kriteriji povezani s funkcionalnim zahtjevima funkcija prve i druge linije u pogledu najboljih praksi za okruženje FUK-a; Naglasak na dva glavna kruga PDCA: proračunski ciklus i upravljačka funkcija (prva i druga linija) U cijeloj strukturi fokus je na: Integraciji (npr. planiranje, izrada proračuna i računovodstvo); Sudjelovanju (npr. uključivanje funkcija prve linije u planiranje i izradu proračuna); Koordinaciji (npr. koordinacija aktivnosti druge linije ili aktivnosti u okviru proračunskih programa); Komunikaciji (npr. tok upravljačkih informacija, računovodstveni sustavi).

Opći uvjetni kriteriji Kategorija kriterija Kriteriji su usmjereni na   A: Opći uvjetni kriteriji Struktura odgovornosti (mandati, ovlasti, delegacija u pogledu (proračunskih) programa, ključni zadaci i organizacijska struktura); Odgovornosti višeg rukovodstva; Upravljanje rizikom; Uloge/dužnosti povezane s financijskom kontrolom ( i financijskim upravljanjem). Konkretno za proračunski ciklus: Delegirani proračun; Integracija proračunskog ciklusa u operativne procese i zahtjeve u pogledu odgovornosti; Proračunski sustavi usklađeni s PBB-om i MTBP-om.

Kriteriji povezani s planiranjem Kategorija kriterija Kriteriji su usmjereni na   B: Kriteriji povezani s planiranjem Usklađivanje strateških ciljeva s operativnim ciljevima i planovima (kaskadni pristup); Ravnomjerno sudjelovanje u procesu planiranja (, prva i druga linija i više rukovodstvo); Kvaliteta proizvoda planiranja (npr. ciljevi); Uspostava KPI-jeva (također za financijsku kontrolu); Poslovni procesi i povezani ključni rizici. Konkretno za proračunski ciklus: Uključenje prve linije u proces planiranja proračuna; Povezanost planiranja proračuna s ciljevima i KPI-jevima; Izrada proračuna prema aktivnostima, povezanost s učinkom (planiranje).

Kriteriji povezani s izvršenjem Kategorija kriterija Kriteriji su usmjereni na   C: Kriteriji povezani s izvršenjem Izvršenje zadataka, dužnosti u skladu s planovima; Adekvatni administrativni sustavi (računovodstveni sustavi za financijsko upravljanje i učinak, integracija/povezanost); Razdvajanje dužnosti. Konkretno za proračunski ciklus: Proces izvršenja proračuna (i monitoring proračuna); Razmjena informacija o izvršenju proračuna između prve i druge linije; Kontinuirana kontrola financijskih transakcija; Proces financijskog upravljanja: uloge, dužnosti i ovlasti; Kontrole prekomjerne potrošnje iznad odobrenih gornjih granica.

Kriteriji povezani s kontrolama/monitoringom Kategorija kriterija Kriteriji su usmjereni na   D: Kriteriji povezani s kontrolama/monitoringom Planiranje za kontrole: kako je organizirano; Kontrole i monitoring adekvatnosti kontrola u procesima prve linije; Relevantne, pravovremene i adekvatne informacije za više rukovodstvo; Uloga prve i druge linije u kontroli i monitoringu; Uloga unutarnje revizije; Koordinacija horizontalne kontrole (npr. revizorski odbor, funkcije druge linije itd.) Konkretno za proračunski ciklus: Konsolidirano i integrirano izvještavanje: učinak, proračunske informacije, KPI-jevi; Pregled/evaluacija programa rashoda; Izvještaji o prihodima/rashodima.

Kriteriji povezani s odgovorom Kategorija kriterija Kriteriji su usmjereni na   E: Kriteriji povezani s odgovorom Povezivanje procesa donošenja odluka s upravljačkim informacijama; Prilagodljive/fleksibilne mogućnosti reagiranja na potrebne promjene; Ponovno određivanje prioriteta; Prilagodba KPI-jeva, ciljeva; Praćenje preporuka revizije. Konkretno za proračunski ciklus: Upotreba povijesnih podataka / financijskih informacija za nadolazeći proračunski ciklus.

Praktična upotreba izrađenog alata: Unutarnja radna skupina: treba dobre upute i smjernice stručnjaka (radionice/osposobljavanja); Opći upitnik na temelju kriterija može dati početne informacije za drugu fazu dublje analize; Dublja analiza provodi se vođenjem razgovora s relevantnim unutarnjim funkcijama i dionicima: tri linije; Radna skupina izrađuje izvještaj; Podrška i uključivanje unutarnje revizije potrebno je i ključno; Akcijski plan na temelju rezultata; Procjena nekoliko subjekata daje uvid u opće stanje FUK-a u državi.