KOMPENZACIJSKI MENADŽMENT 3. Analiza i opis posla

Презентација на тему: "KOMPENZACIJSKI MENADŽMENT 3. Analiza i opis posla"— Транскрипт презентације:

1 KOMPENZACIJSKI MENADŽMENT 3. Analiza i opis posla
1.godina – diplomski studij

2 Analiza posla predstavlja proces prikupljanja informacija
pomoću kojih će se utvrditi sadržaj i karakteristike posla, kao i karakteristike (u smislu kvalifikacija i iskustva) koje moraju imati izvršioci da bi uspješno obavljali taj posao.

3 Što zaposlenici stvarno rade odnosno koje zadatke obavljaju
Što zaposlenici stvarno rade odnosno koje zadatke obavljaju? Koja je svrha njihovog posla? Koje postupke, opremu i dokumentaciju koriste prilikom obavljanja zadataka? U kakvim uvjetima rade i kakva je njihova odgovornost? Kakvo je znanje potrebno za uspješno obavljanje pojedinog posla, odnosno zadatka te vještina i sposobnosti?

4 Funkcije upravljanja ljudskim potencijalima vs.svrha analize posla
Predstavljaju osnovne aktivnosti odjela za ljudske potencijale većine poduzeća pri čemu su u ovoj podjeli navedene osnovne aktivnosti poput: zapošljavanje osposobljavanje i izobrazba nagrađivanje (utvrđivanje plaće) zaposlenih ocjenjivanje radne uspješnosti (radnog učinka) oblikovanje organizacije

5 Zapošljavanje Temeljni procesi koji čine podsustav zapošljavanja funkcije ljudskih potencijala jesu: 1. analiza radnih mjesta 2. planiranje ljudskog potencijala 3. pridobivanje ljudi za zapošljavanje 4. odabir ili selekcija ljudi 5. uvođenje u posao i zapošljavanje.

6 Profesionalni razvoj Funkcija profesionalnog razvoja obuhvaća pet podfunkcija: 1. razvoj karijere 2. izobrazba u poduzeću 3. profesionalnu orijentaciju 4. sustav napredovanja 5. prekid radnog odnosa.

7 Poticanje uspješnosti na radu
Poticanje uspješnosti na radu uključuje sljedeće podfunkcije: 1. aktivnosti motivacije 2. kreativnost 3. ocjenjivanje uspješnosti.

8 Otkrivanje menedžerskih potencijala
Pri otkrivanju menadžerskih potencijala i njihovom razvoju treba imati na umu njihove osobne, profesionalne i poslovne osobine kao što su: poduzetnost, komunikativnost, kreativnost, učinkovitost, poznavanje metoda rukovođenja, pouzdanost, predanost poslu i poduzeću. Za ocjenu osobnosti važna je sposobnost vođenja ljudi i razvijanje pozitivnih osobina, delegiranje zadataka, komunikativnost, poznavanje posla, prosuđivanje sposobnosti planiranja, organizacije, ocjena osobnih karakteristika suradnika.

9 Pokazalo se da određeni stavovi mogu pridonijeti
kvalitetnijem izboru menadžerske karijere, a to su : 1. pozitivni stavovi prema autoritetu i ljudima na pozicijama autoriteta 2. potreba za natjecanjem 3. potreba za dokazivanjem i potvrđivanjem 4. potreba pokazivanjem moći 5. potreba za istaknutom pozicijom i ponašanjem 6. potreba za odgovornošću i osjećaj odgovornosti.

10 Informiranje u području ljudskih potencijala
Osnovni cilj informacijskog sustava ljudskih potencijala u poduzeću je pravodobna informiranost svih zaposlenih o tome što je bitno za njihovu aktivnost i međusobne odnose u sklopu djelokruga njihova djelovanja u procesu rada, upravljanja i odnosa u poduzeću. Postojanje informacijskog sustava znatno olakšava obavljanje poslova evidencije o razvoju ljudskog potencijala, plaćama, troškovima vezanim za razvoj i uporabu ljudskog potencijala, školovanju i usavršavanju.

11 Postoje slijedeće faze:
Faze analize posla Proces prikupljanja informacija je vrlo složen i zahtjevan pa iziskuje detaljnu pripremu i postupno provođenje. Postoje slijedeće faze: Definiranje cilja i svrhe analize posla Upoznavanje s organizacijskim predispozicijama Izbor reprezentativnih poslova koji će se analizirati Prikupljanje informacija Pregled i kritička ocjena prikupljenih informacija (kontrola podataka) Izrada opisa posla i specifikacije posla

12 Definiranje cilja i svrhe analize posla
Kod nagrađivanja, analiza poslova se koristi u dvije svrhe: da bi se utvrdile sličnosti i razlike u sadržaju pojedinih poslova i da pomogne kod oblikovanja pravedne strukture poslova, odnosno plaća.

13 Upoznavanje s organizacijskim predispozicijama
za detaljno upoznavanje s organizacijskom strukturom koriste prije svega organizacijske sheme, sheme radnih procesa i postojeći opisi poslova. ovisno o tome da li se radi o klasičnoj, funkcijskoj ili divizijskoj organizacijskoj strukturi ili nekom modernijem obliku poput projektne, matrične, timske, mrežne, virtualne, procesne, učeće ili samoorganizirajuće; organizacija će biti više ili manje fleksibilna i spremna na promjene, što znači da će veze i odnosi unutar različitih organizacijskih struktura biti različite.

14 Izbor reprezentativnih poslova koji će se analizirati
Dobro je započeti proces analize s ključnim poslovima, kako bi se odredile osnovne karakterisitke osnovne karakteristike tih poslova i njihove međusobne relacije, što onda može olakšati analizu i svih ostalih poslova.

15 Prikupljanje informacija
Predstavlja najvažniju fazu u procesu analize poslova. Cilj je da skupi podatke o dužnostima i zadacima koji se obavljaju na određenom poslu, uvjetima u kojiima se posao obavlja, te znanju, stručnoj spremi, iskustvu, vještinama i drugim osobinama koje su potrebne izvršiocu za uspješno obavljanje tog posla.

16 U najvećem broju slučajeva je izvršitelj određenog posla najbolji i najpouzdaniji izvor informacija koje treba prikupiti o tom poslu. Zbog toga je upravo to mjesto gdje treba započeti proces prikupljanja podataka.

17 Za uspješno provođenje analize posla i prikupljanje
relevantnih podataka, neophodno je i dobro poznavanje terminologije koja se koristi kod analize, opisa i procjene poslova. Postoje sljedeći pojmovi: Element Zadatak Dužnost Pozicija Posao Razred poslova Obitelj poslova

18 Element - predstavljaju najmanje jedinice individualne aktivnosti identificiranog fizičkog i intelektualnog rada, koje daju određeni output. Zadatak - obuhvaća jedan ili više elemenata s ciljem da proizvede određeni output koji se može neovisno i zasebno koristiti. To je logična i cjelovita aktivnost u obavljanju nekog posla. Dužnost – povezuje određeni broj zadataka koji se međusobno nadopunjuju u šire radne cjeline.

19 Pozicija – skup zadataka i dužnosti koje predstavljaju ukupno radnu aktivnost nekog zaposlenika. Pozicija postoji onoliko koliko i zaposlenika. To je pojam koji se kod nas poistovjećuje s radnim mjestom. Posao – zadaci i dužnosti koje su toliko slične da ih se može obuhvatiti istom analizom, odnosno opisom poslova. Posao zapravo predstavlja skup pozicija koje imaju iste značajke, odnosno na kojima se obavljaju gotovo identični zadaci i dužnosti. Isti posao može obavljati jedan ili više zaposlenika.

20 Razred poslova – grupa poslova vrlo sličnih što se tiče zadataka i dužnosti, razine složenosti i odgovornosti kao i zahtjeva za znanjem, kvalifikacijom i iskustvom potrebnim da bi se uspješno obavljali. Obitelj poslova – skupina poslova i razreda poslova unutar jedne organizacije koji imaju zavisni ili zajednički sadržaj poslova i koji traže iste ili slične osobine izvršitelja za njihovo obavljanje.

21 Pregled i kritička ocjena prikupljenih informacija (kontrola podataka)
Prije nego što se napravi konačni popis dužnosti i zadataka koji definiraju određeni posao, potrebno je te podatke još jednom preispitati s izvršiteljem posla i njegovim neposrednim nadređenim.

22 Ponekad postoji nesrazmjer između onoga što zaposleni radi i onoga što bi trebao raditi. To se događa zbog dodatnih ili nedovoljnih znanja izvršitelja ili zato što je zaposleni razvio određena unapređenja i pronašao bolji način obavljanja posla ili su pojedini zadaci dodijeljeni trajno ili privremeno drugom zaposleniku.

23 Izrada opisa posla i specifikacije posla
To je pisani dokument koji opisuje zadatke, dužnosti i odgovornosti na poslu, kao i uvjete u kojima se posao obavlja.

24 Metode analize posla Prikupljanje informacija u procesu analize posla može se provesti raznim metodama. Najčešće su intervju, upitnik, opažanje i dnevnik te kombinacija navedenog. Prikupljanje informacija u analizi posla obično uključuje stručnjaka koji se bavi poslovima ljudskih resursa, zaposlenog i njegovog neposrednog nadređenog.

25 Stručnjak iz ljudskih resursa može biti analitičar posla ili
konzultant i od njega se očekuje da promatra i analizira posao te izradi opis i specifikaciju posla. Zaposleni i njegov nadređeni obično sudjeluju u intervjuu ili odgovaraju na pitanja u upitniku, a također se pretpostavlja da bi trebali ocijeniti i vrednovati zaključke analitičara što se tiče dužnosti i zadataka na pojedinom poslu.

26 Intervju Raširena i popularna metoda putem koje se dolazi do podataka o dužnostima i zadacima na poslu. Postoje tri tipa intervjua: individualni, grupni i intervju grupe eksperata (dizajniranje novih poslova). Intervju može biti struktuiran (serija preciznih pitanja – prati svrhu i ciljeve) i nestruktuiran.

27 Tipična pitanja koje se kod intervjua postavljaju:
Koji se posao obavlja? Koje su osnovne dužnosti na vašem poslu? Što zapravo radite? Na koliko različitih fizičkih lokacija radite? Kakvo obrazovanje, iskustvo, vještine, certifikati i licence su potrebni za obavljanje vašeg posla? U kojim aktivnostima sudjelujete?

28 Navedite sve dužnosti i zadatke posla kojeg obavljate?
Kakva je vaša odgovornost? Jesu li utvrđeni standardi rada za vaš posao i koji? Koje su karakteristike radne sredine u kojoj obavljate posao? Koji su fizički zahtjevi posla? A emocionalni i mentalni zahtjevi? Kakvi su zdravstveni i sigurnosni uvjeti? Jeste li izloženi kakvim neobičnim ili opasnim radnim uvjetima?

29 Upitnik Upitnik je najčešće korištena, a po mnogima najefikasnija metoda za sakupljanje podataka u procesu analize posla. Sastoji se od čitavog niza pitanja vezanih uz posao, koja su formulirana u pisanom obliku i na koja zaposleni trebaju dati odgovore.

30 Osnovni problem kojeg treba riješiti kod ove metode je kako
struktuirati upitnik i koja pitanja u njega uključiti. Pitanja mogu biti zatvorenog ili otvorenog tipa. Upitnik predstavlja brz i efikasan način za dobivanje informacija od velikog broja zaposlenika te znatno smanjuje troškove u odnosu na metodu intervjua. Osigurava da odgovore na pitanja daju sami izvršitelji, jer oni i najbolje poznaju posao kojeg treba analizirati.

31 Opažanje Kod metode opažanja analitičar promatra na koji način izvršitelj obavlja posao i bilježi sve podatke važne za analizu posla. Ti podaci se obično odnose na dužnosti i zadatke koje izvršitelj obavlja, njihovu učestalost, kompleksnost i vremensko trajanje, opremu i materijale koji se koriste na poslu te radne uvjete.

32 Prednosti: - objektivnost - standardizirane ljestvice; olakšana usporedba i analiza podataka Nedostaci: - teško je opažati nemjerljive intelektualne aktivnosti - teško je opažati aktivnosti koje su povremene i neredovite - teško je promatrati cjeloviti radni ciklus - nelagodan osjećaj izvršitelja zbog prisutnosti analitičara

33 Dnevnik Predstavlja popis dnevnih aktivnosti ili zadataka koje je zaposleni obavio, zajedno sa pripadajućim vremenom. Na taj način se može dobiti vrlo precizna i kompletna slika posla, međutim vođenje dnevnika zahtijeva veliki napor od strane izvršitelja.

34 Specifične metode posla
Mnoga velika poduzeća, konzultantska poduzeća, državne institucije te sveučilišne institucije su u nastojanju da smanje troškove procesa analize posla i poboljšaju kvalitetu prikupljenih podataka razvile određene metode analize posla. Postoje: metoda odjela za rad (DOL), funkcionalna analiza posla (FIA) te upitnik za analizu pozicija (PAQ).

35 Metoda odjela za rad (DOL-metoda) Metoda odjela za rad nastoji pružiti standardizirani postupak putem kojeg različiti poslovi mogu biti kvantitativno vrednovani, klasificirani i uspoređivani. Podaci koji se prikupljaju u procesu analize posla svrstavaju se u dvije kategorije: (1) posao koji se obavlja i (2) karakteristike izvršitelja.

36 Posao koji se obavlja sadrži i dijeli se na: funkcije izvršitelja, područja rada te materijale, proizvode i usluge. Karakteristike izvršitelja se mogu promatrati kroz šest zahtjeva: vrijeme uvježbavanja, spretnost, narav, interesi, fizički zahtjevi i uvjeti okoline.

37 Funkcije izvršitelja opisuju što zaposleni radi u odnosu na podatke, ljude i stvari i to je zapravo najvažniji dio DOL metode. Da bi se opisala kompleksnost podataka, ljudi i stvari razvijena je skala vrijednosti za svaku od ovih kategorija. Tako se može utvrditi relativna važnost svakog posla, bez obzira radi li se o sličnim ili potpuno različitim poslovima.

38 Funkcije izvršitelja kod DOL metode
Podaci Ljudi Stvari 0.sintetizirati 1.koordinirati 2.analizirati 3.sastaviti 4.računati 5.kopirati 6.uspoređivati 0.voditi 1.pregovarati 2.podučavati 3.nadgledati 4.razonoditi 5.uvjeravati 6.razgovarati – upućivati 7.služiti 8.podučavati i pomagati 0.postaviti 1.precizno raditi 2.izrađivati-kontrolirati 3.voziti-raditi 4.manipulirati 5.posluživati (stroj) 6.opskrbiti – odnositi 7.rukovati

39 Funkcionalna analiza posla (FIA-metoda) Predstavlja donekle modificiranu i znantno nadopunjenu DOL metodu. Razlike se mogu uočiti u tri osnovna aspekta. Prvo, funkcionalna analiza poslova ne procjenjuje posao samo u odnosu prema podacima, ljudima i stvarima, nego uvodi četiri dodatne skale kako bi identificirala nove dimenzije posla:

40 (I) kakva vrsta uputa je neophodna izvršitelju da bi
uspješno obavljao zadane dužnosti i zadatke, (II) koji stupanj zaključivanja i rasuđivanja mora zaposleni posjedovati da bi uspješno obavljao svoj posao, (III) kakva matematička znanja se od njega traže (IV) kakve verbalne sposobnosti su neophodne za uspješno apsolviranje posla.

41 Drugo, svaki posao treba odrediti u odnosu na svrhu i ciljeve organizacije, jer na taj način posao dobiva pun smisao i značaj (ciljevi koji se trebaju postići promatranim poslom). Treći aspekt se odnosi na utvrđivanje standarda koje treba realizirati na određenom poslu, a zatim i zahtijevana znanja i vještine koje su neophodne da bi se on mogao postići.

42 Prema tome, ukoliko se primijeni funkcionalna metoda za
analizu poslova odmah se može dobiti odgovor na pitanje: kakva znanja i vještine mora posjedovati izvršitelj da bi mogao obaviti određeni zadatak te dostići zadani standard?

43 Upitnik za analizu pozicija (PAQ-metoda)
Radi se o bihevioristički orijentiranoj metodi kod koje se posao analizira putem određenih vrsta ponašanja zaposlenih. Može se upotrijebiti za gotovo svaki posao. Upitnik za analizu pozicija se sastoji od 194 elementa, koji su grupirani u šest osnovnih dimenzija i 28 sekcija. Šest osnovnih dimenzija su: informacijski input, mentalni procesi, fizički procesi, odnosi s ljudima, kontekst posla i ostale karakteristike posla.

44 Prednost ove metode je što kao rezultat daje kvantificirani profil svakog posla procijenjen po istim elementima, odnosno dimenzijama. Zbog toga je upitnik za analizu pozicija vrlo pogodan za utvrđivanje relativne vrijednosti poslova, odnosno njihovu kvalifikaciju. On ujedno omogućava međusobno uspoređivanje poslova u cjelini ili po pojedinim dimenzijama.

45 Rezultati dobiveni upitnikom za analizu pozicija mogu se isto
tako koristiti za utvrđivanje razina plaće za svaki posao, odnosno poziciju. Kao osnovni nedostaci ove metode obično se ističu dužina upitnika i njegova zahtjevnost kod popunjavanja. Poseban je problem što su elementi u upitniku za analizu pozicija relativno apstraktni i univerzalni, pa se događa da neki korisnici ne razumiju njihovo značenje, jer upitnik nije rađen za točno određen tip organizacije.

46 Opis posla Podaci dobiveni i obrađeni u procesu analize posla sažimaju
se u opisu posla. Opis posla predstavlja pisani dokument koji opisuje dužnosti, zadatke i odgovornosti na poslu, kao i uvjete u kojima se posao obavlja. Oblik koji će poprimiti opis posla ovisi o zahtjevima organizacije i svrsi za koju će se koristiti.

47 Najčešće se opis poslova sastoji od:
identifikacija posla sažetak posla dužnosti i zadaci – definicija posla odgovornosti odnosi i kontakt uvjeti rada standardi specifikacija posla.

48 Identifikacija posla Daje prve osnovne informacije o poslu. Sastoji se od naziva posla, šifre posla, organizacijske jedinice u kojoj se obavlja posao, broja bodova utvrđenih za taj posao, platnog razreda, datuma kada je sastavljen opis posla, imena osobe koje su sastavile i odobrile opis te naziva neposrednog nadređenog tom poslu. Najosjetljivija točka procesa - utvrđivanje naziva posla.

49 Sažetak posla Opisuje osnovni karakter posla, navodeći samo glavne dužnosti i aktivnosti koje se obavljaju na tom poslu. Iako kratak, on mora sadržavati dovoljno informacija potrebnih da se jasno uoči što radi izvršitelj na tom poslu i po čemu se razlikuju osnovne dužnosti i aktivnosti promatranog posla od ostalih poslova.

50 Dužnosti i zadaci – definicija posla
Dužnosti određuju osnovnu svrhu svakog posla. Svaki se posao sastoji od više dužnosti, koje se trebaju identificirati u ovom dijelu opisa. Opseg i specifičnosti navedenih dužnosti ovisit će o opsegu i složenosti posla kojeg treba opisati.

51 Da bi se napravio odgovarajući popis dužnosti potrebno je
odgovoriti na sljedeća pitanja: Opisuju li navedene dužnosti adekvatno svrhu posla? Nedostaje li koja dužnost? Može li se koja dužnost izostaviti? Mogu li se dvije ili više dužnosti spojiti u jednu? Mogu li se dužnosti opisati jasnije i razumljivije?

52 Dužnost povezuje određeni broj zadataka koji se međusobno
nadopunjavaju u šire radne cjeline. Zadaci objašnjavaju detaljnije kako se realizira pojedina dužnost, odnosno ne opisuju samo što se radi na pojedinom poslu, nego daju odgovor na pitanje kako i zašto se radi. Zbog toga adekvatno utvrđen popis zadataka predstavlja i osnovu za utvrđivanje standarda.

53 Odgovornost Dio posla koji se odnosi na odgovornost ukratko opisuje rezultate koje treba realizirati izvršavajući specificirane dužnosti i zadatke. Često služi kao vodič u procesu postavljanja ciljeva koji treba povezati zahtjeve posla s doprinosom izvršitelja tog posla.

54 Odnosi i kontakti Treba sadržavati i dio koji pokazuje odnose izvršitelja tog posla s drugima unutar i izvan organizacije. Da bi odnosi i kontakti bili obrađeni na isti način za sve poslove, često se preporuča i pridržavanje određenih smjernica koje pomažu da se analiziraju i predoče isti pravci komunikacija i to: (a) kome podnosi izvješća, (b) koga nadgleda, (c) radi sa, (d) kontakti izvan organizacije.

55 Uvjeti rada Opis posla često obuhvaća i opće radne uvjete u kojima se posao obavlja. Nekad je sva pažnja bila usredotočena na fizičke okolnosti u kojima se obavljao posao i eventualne opasnosti, odnosno rizike kojima je izvršitelj pri tome bio izložen. Danas se uz ove tradicionalne fizičke radne uvjete sve više promatraju i dodatni faktori koji se odnose na intelektualne i emocionalne zahtjeve.

56 Standardi radnog učinka (uspješnosti)
Neki opisi poslova sadrže i standarde radnog učinka, tj. radne uspješnosti. Oni se odnose na mjerila učinka koja bi zaposleni trebao postići obavljajući pojedine dužnosti i zadatke na svom radnom mjestu. Utvrditi standarde radne uspješnosti vrlo je komplicirano i teško, te zahtijeva veliko angažiranje nadređenog menadžera, kao i dobro poznavanje poslova koje obavljaju njegovi podređeni.

57 Specifikacija posla Daje odgovor na pitanje kakva znanja, vještine, iskustva, psihičke i fizičke kvalitete treba imati izvršitelj na određenom poslu. Ona može biti sastavni dio opisa posla, koji se najčešće nalazi na njegovoj poleđini, ali isto tako specifikacija posla može predstavljati i posebni dokument.

58 Specifikacija posla će obično biti sastavni dio opisa posla
ukoliko organizacija primjenjuje procjenu posla za utvrđivanje relativne vrijednosti pojedinih poslova i njihovo svrstavanje u platne razrede. Ukoliko opis posla ne sadrži specifikaciju posla, preporuča se da se na kraju opisa posla navedu minimalni zahtjevi posla što se tiče kvalifikacije izvršitelja. Oni se trebaju sastojati od: neophodne minimalne razine naobrazbe, potrebnog iskustva, traženih sposobnosti i vještina te posebnih licenci ili certifikata.