Tomislav Malvić „Rudarsko-geološko-naftni zbornik”, glavni urednik

Презентација на тему: "Tomislav Malvić „Rudarsko-geološko-naftni zbornik”, glavni urednik"— Транскрипт презентације:

1 Uređivanje časopisa pomoću alata Open Journal Systems (OJS 3) (“Od rukopisa do objave”)
Tomislav Malvić „Rudarsko-geološko-naftni zbornik”, glavni urednik Srce, Dani e-infrastrukture, 2. travnja 2019.

2 1. Predstavljanje časopisa čitateljima / autorima
Tri su uloge OJS-a: 1. Mrežni izgled časopisa Oblikovanje stranica časopisa na mreži, uz oblike koje dopušta OJS. 2. Provođenje postupka recenzije Odabirom recenzenata; Izvođenjem broja potrebnih recenzentskih krugova. 3. Mrežna objava broja i arhiviranje prijašnjih izdanja Objava broja kao niza PDF-ova; Arhiviranje ranijih brojeva (kao dodatna arhiva uz Hrčak). OJS podržava licenciranje iz skupine CC licencija, te objavljene radove poprati odgovarajućim logotipom.

3 Slika 1: Sučelje naslovnice časopisa u OJS-u

4 Slika 2: Arhiva časopisa održavana u OJS-u

5 Vrlo je korisno staviti izravnu poveznicu na “make submission” na naslovnici
Slika 3: Naslovnica časopisa s istaknutim poljem predaje rukopisa (engl. ”make submission”)

6 2. Komunikacija s potencijalnim i postojećim korisnicima časopisa
2.1. S postojećim korisnicima Osnovni skupni način je slanje poruka svim korisnicima (engl. “announcement”) U OJS-u 3 to je moguće isključivo napraviti istovremenim slanjem svim korisnicima. Oni primaju poveznicu kojom se otvara poruka, a u potpisu je glavni urednik. Neke od takvih obavijesti su već predodređene u sustavu, poput one kojom se izvješćuje o objavi novoga broja. Poruke su u skraćenom obliku objavljene na naslovnici časopisa. Broj poruka na naslovnici određuje glavni urednik. Svim objavljenim porukama može se pristupiti s poveznice najava („announcement”), a objavljene se mogu i brisati.

7 Slika 4: Primjer zaglavlja časopisa u OJS-u
2.2. S potencijalnim korisnicima (autorima, recenzentima) U podnožju časopisa svakako je dobro navesti: Naziv časopisa; ISSN (tiskani i elektronički). Ako je časopis dio indeksnih baza ili drugih izdavačkih servisa ili želi istaknuti licenciju, a postoji logotip na čije korištenje ima pravo, zaglavlje dopušta navođenje takve grafike. Slika 4: Primjer zaglavlja časopisa u OJS-u

8 Autoru je dopušteno arhivirati sve tri inačice rada, navedene gore
Prema preporuci Srca (Hrčka) dobro je istaknuti politiku arhiviranja časopisa u bazi SHERPA/RoMEO. Takva politika odnosi se na prava autora glede arhiviranja: (a) poslanoga rukopisa, (b) prihvaćenoga i (c) objavljenoga rada. Autoru je dopušteno arhivirati sve tri inačice rada, navedene gore Slika 5: Stranice časopisa u bazi Sherpa/Romeo koji jasno objavljuje svoju politiku arhiviranja/prava po načelima “zelenoga” modela (časopis je hrvatski)

9 Slika 6: Primjer sučelja s podatcima za autore
Poželjno je časopis, ako udovoljava kriterijima, prijaviti u bazu „DOAJ” („Directory of Open Access Journals”). Članstvo u njoj također opisuju način i kvalitetu uredničkoga rada. Ovih sedam su preporučene (od stane DOAJ-a) kategorije podataka koji trebaju biti dostupne odmah s naslovnice časopisa Posebno je korisno pod kategoriju “About”staviti sve podatke o indeksiranosti i arhiviranosti te upute autorima Slika 6: Primjer sučelja s podatcima za autore

10 3. Zaprimanje rukopisa Autori su obvezatni poslati temeljni zapis, rukopis (DOC). Mogu priložiti i više “dodatnih zapisa” (DOC, PDF, bitmape), što ovisi o postavkama koje je u OJS-u odredio glavni urednik. Dodatni zapisi mogu biti – pismo uredniku, prijedlog recenzenata, mjerni podatci, grafički prilozi veći od A4 formata itsl. Urednik postupak slanja može “opteretiti” s onoliko potrebnih traženja suglasnosti autora s pravilima časopisa koliko smatra potrebnim. Cilj suglasnosti je urednost, te jasno pristajanje autora na pravila časopisa prije nastavka postupka, npr. o pravilima povlačenja rada ili trajanju pojedinih krugova dorada itsl. Uređivačka politika mora biti jasna. Bez popunjenih suglasnosti autor ne može poslati rukopis u časopis. Urednik uvijek mora zadržati pravo odbiti rukopis ako nije pripremljen prema uputama autorima ili dodatnim uredničkim uputama.

11 „Submission preparation checklist” 1
Slika 7: Primjer suglasnosti koja autor mora prihvatiti prije mogućnosti podizanja rukopisa u sustav časopisa (1)

12 „Submission preparation checklist” 2
Slika 8: Primjer suglasnosti koja autor mora prihvatiti prije mogućnosti podizanja rukopisa u sustav časopisa (2)

13 „Submission preparation checklist” 3
Slika 9: Primjer suglasnosti koja autor mora prihvatiti prije mogućnosti podizanja rukopisa u sustav časopisa (3)

14 4. Recenzije Ako je urednik dopustio slanje više zapisa, on bira želi li i koliko dodatnih takvih zapisa, uz rukopis, proslijediti recenzentima. Takvi se zapisi mogu čak i pridružiti objavljenom radu na samome kraju postupka. Urednik, uz prethodno opisane suglasnosti, u postavkama časopisa određuje broj i vrstu obvezatnih polja koje autor mora (ili može) popuniti prilikom slanja. Osnovni, obvezatni, skup takvih podataka naziva se metapodatcima. To su podatci o radu koji uvijek obuhvaćaju naslov, sažetak, ključne riječi, listu autora, njihove e-adrese i ustanove. Autori ih trebaju pažljivo i potpuno unijeti, jer inače nastaju veliki problemi i utrošak vremena urednika. Tijekom recenzije ti se podatci, posebno sažetak i naslov, mogu promijeniti i treba ih, prije elektroničke objave, preslikati iz lektorirane inačice rada. To radi urednik.

15 4.1. Problem recenzije gdje nema odgovora
Recenzija obuhvaća poziv na recenziju te vrijeme dodijeljeno za recenziju (od poziva do ocjene). OJS 3 ne omogućuje otkazivanje recenzije nakon što ju pozvana osoba prihvati. Problemi nastaju: Kada recenzent prihvati recenziju, a ne obavi ju; Kada se slučajno otvori nepotreban recenzentski krug (ocjena je prihvaćanje nakon dopuna bez ponovnoga pregleda). Rješenje 1: urednik unosi samostalno ocjenu u tuđe ime, kakvu želi i zanemaruje je; Rješenje 2: odluka se može donijeti i na prethodnom krugu te članak poslati u prijelom. Nažalost, recenzentu ostaje takav krug na njegovo profilu stalno aktivan. Pomaže primjena 1. rješenja prije prihvaćanja.

16 4.2. Vrste recenzija Recenzije unutar OJS-a mogu biti otvorene (“open”), slijepe (“blind”), dvostruko slijepe (“double blind”). U načelu se koriste otvorena ili slijepa recenzija. Iznimno je važno ne dopuštati prekoračenje rokova niti recenzentima niti autorima. Dvostruko slijepa: Zahtijeva intervencije urednika na samim rukopisima, tj. brisanje podataka autora, ili Slanje rukopisa prilagođenoga dvostruko slijepoj recenziji, a kasnije dodatni urednički rad do potpune inačice. Otvorena – autori i recenzenti preko OJS vide međusobna korisnička imena, a recenzent dodatno i imena na rukopisu. Slijepa – recenzent vidi imena autora u sustavu (a i na rukopisu ako tako traže upute autorima), no dopisni autor ne vidi tko je recenzent. Dvostruko slijepa – u teoriji nitko ne vidi drugu stranu, no zahtijeva ne samo da časopis rukopise prima bez imena na predlošku, već i da obje strane tijekom postupka brišu svoje podatke u svojstvima dokumenta.

17 Prije prihvaćanja vidljivi su datumi odziva i rok za recenziju.
Primjer poziva na recenziju, gdje su prikazani naslov, sažetak i priloženi rukopis (s imenima autora). Prije prihvaćanja vidljivi su datumi odziva i rok za recenziju. Slika 9: Primjer sučelja tijekom započinjana slijepe recenzije

18 Slika 10: Primjer sučelja časopisa u Publonsu
4.3. Integracija s Publonsom Publons je trenutačno najpoznatija baza recenzija i recenzenata, a održava ju Clarivate Analytics. Časopisi također mogu održavati svoj profil na Publonsu, a na kojemu se vide i potvrđuju recenzije, urednička vođenja rukopisa do objave i članstva u uredničkom odboru. Primjer profila hrvatskoga časopisa u Publonsu. Vidi se broj recenzenata i recenzija koji su u određenom vremenskom razdoblju obavili recenzije u časopisu i dobili potvrdu urednika za to u Publonsu. Vremenski period danas. Slika 10: Primjer sučelja časopisa u Publonsu

19 Urednički vodio rukopis od slanja do objave.
Časopis se s Publonsom može povezati preko svoga profila, što je potpuno besplatno. Postoji i komercijalna integracija koja dodjeluje pristup potvrdi recenzije u Publonsu preko OJS-a. Pojedinac stvaranjem profila u Publonsu dobiva pristup svim svojim podatcima u WoS-u, besplatno. Svaki urednik može potvrditi („verified”) ili odbiti unos bilo kojega člana Publonsa glede toga da je: Obavio recenziju, Bio ili jeste član UO, Urednički vodio rukopis od slanja do objave. Slika 11: Primjer sučelja uredničkoga profila časopisa u Publonsu

20 Polje „read review” koje urednik može iskoristiti
Za recenzenta postoji i način upisa recenzija u Publons na drugi način. Urednik preko OJS-a treba pročitati recenziju, potvrditi ju i autoru poslati obavijest o obavljenoj recenziji e-poštom („thank reviewer”). Polje „read review” koje urednik može iskoristiti Slika 12: Primjer sučelja nakon obavljene recenzije

21 Polja „rating” i „confirm” koje urednik može uporabiti
Slika 13: Primjer sučelja gdje urednik može pročitati recenziju, ocijeniti recenzenta i potvrditi obadvije radnje

22 S e-poštom ”thank reviewer” recenzent može, ako ima profil na Publonsu, tražiti upis obavljene recenzije u svoj rezultat. Polje „thank reviewer” kojim urednik može recenzentu poslati generičku e-poruku OJS-a o obavljenoj recenziji Slika 14: Primjer sučelja gdje urednik može, nakon prethodnoga koraka, recenzentu poslati e-poštu o obavljenom recenziji

23 5. Objava Kako od recenziranoga i prihvaćenoga do objavljenoga rada
Nakon što je rad prihvaćen od strane urednika on se prebacuje u sljedeći korak, tj. prijelom (“copyediting”); Takva inačica mora biti u potpunosti uređena prema uputama autorima, što je posao urednika i/ili autora (preporuča se da urednik to traži od autora kao uvjet); Ti radovi (najvjerojatnije) nisu lektorirani. Tada urednik sve takve inačice koje pripadaju jednom broju izdvaja i šalje na lekturu. Po povratku s iste takvi radovi prebacuju se u korak, tzv., produkcije („production files”); Lektorirani radovi se pridružuju nekom od budućih brojeva (kao DOC); Prije podizanja završnih radova (u obliku PDF-a) urednik odlučuje: (a) priprema li takve PDF-ove samostalno ili (b) ih daje u specijaliziranu jedinicu/tiskaru koja radove priprema za tisak („postscript”); Takvi PDF-ovi prvo postaju „galley-proofs” na kojima autori mogu obaviti minorne korekcije u oblikovanju (ne i sadržaju); „Galley-proofs” PDF-ovi se još jednom obrađuju u prijelomu (post-skriptu). Konačni oblici se objavljuju na mreži („galley PDFs” u OJS-u) te se iz njih se izrađuju ozalidi u tiskari, a koji prethode tisku.

24 Svi radovi prihvaćeni za objavu mogu se, u nekom trenutku, pridružiti bilo kojem budućem broju.
Uz taj broj se navodi i predviđeni datum objave, prije kojega ga nije moguće učiniti vidljivim na mreži. Za urednike – važno je održavati stalan periodicitet tijekom godina, a najmanje dva broja godišnje su preporučena kako bi časopis bio razmatran za bilo koju indeksnu i arhivsku bazu. Mrežna objava može biti i mjesec dana prije tiskanoga izdanja, odnosno čim su spremni ”tiskarski” PDF-ovi. Time se smanjuje čekanje autora od prihvaćanja do objave. To razdoblje mora biti razumno, jer će inače odbiti autore od novih rukopisa.

25 Popis radova u odabranom broju
Slika 15: Popis prihvaćenih radova u budućem izdanju, spremnom za objavu

26 5.1. Podatci uz objavljeni članak (na naslovnici rada)
Posebnu pozornost treba obratiti na sadržaj koji se želi prikazati na naslovnici svakoga objavljenoga rada. Uz standardnu objavu naslova i sažetka, tu je poveznica na PDF rada, te popis svih autora (vezan na njihovu e-poštu). Mogu se objaviti i dodatni zapisi („supplementary files”) koji su priloženi rukopisu, a za koje je odabrano kako će se prikazivati po objavi. Tako se mogu objaviti npr. mjerni podatci, no treba pozorno odabrati opciju kako ne bi objavila, npr., pisma uredniku, ako su tražena kao zapisi prilikom slanja.

27 PDF za preuzimanje se nalazi na samome dnu
Podatci o autorima (ustanove) se povlače iz metapodataka, kao i sažetak te naslov Licencija PDF za preuzimanje se nalazi na samome dnu Slika 16: Izgled pristupa metapodatcima jednom od radova, a kako će to vidjeti čitatelji nakon objave

28 Svakom prošlom objavljenom broju moguće je naknadno pristupati i mijenjati podatke za bilo koju objavu Slika 17: Popis svih prijašnjih izdanja časopisa u OJS-u (urednički pristup)

29 Kroz svaki broj može se pristupiti svim radovima objavljenim u njemu.
To vrijedi za buduće i prošle brojeve. Slika 18: Popis svih budućih izdanja u OJS-u (urednički pristup)

30 6. Glavni dobitci urednika uporabom OJS-a
OJS nudi sve potrebno za: Slanje rukopisa i održavanje metapodataka radova; Provođenje recenzija; “Prijelom” radova od prihvaćenoga do lektoriranoga oblika; Mrežnu objavu cjelokupnoga broja; Održavanje arhive svih brojeva pripremljenih kroz OJS; . Uspješnu migraciju sa starijih na novije inačice OJS-a.

31 Istovremeno održavanje arhiva u OJS-u i Hrčku pridonosi sigurnosti
Istovremeno održavanje arhiva u OJS-u i Hrčku pridonosi sigurnosti. Jedna arhiva će uvijek biti dostupna. Time se povećava i vidljivost časopisa u tražilicama, a posljedično i citiranost (Google Scholar indeksira obje Hrčkove arhive). Besplatan i održavan OJS ima većinu mogućnosti komercijalnih platformi koje koriste Elsevier, Springer, DeGruyter Open, a čija je pretplata nekoliko stotina eura mjesečno ili tisuća godišnje. Besplatan i kvalitetan OJS hrvatskim časopisima omogućava održavati ”pravi” slobodan pristup, bez ikakvih troškova za autore. To je tzv. “zeleni model” (engl. “green model OA”). “Zeleni model” dodatno privlači inozemne autore te stvara siguran priljev međunarodnih priloga.

32 U potpunosti nestaje potreba za pisanom arhivom uređivanja, potvrdi i recenzija.
Takvi podatci, sačuvani unutar OJS-a, mogu biti poslani bilo komu u svakomu trenutku, jer su uvijek dostupni urednicima. Troškovi mrežne objave i uopće održavanja časopisa iznose 0 kuna. Zahvaljujući instalaciji OJS-a na Srcu časopis u potpunosti postaje neovisan o bilo kakvom (nestalnom, ocjenjivačkom) financiranju – bez obzira na broj izdanja godišnje, tj. postaje se neovisan od dotacija, oglašavanja te kriznih situacija u znanstvenoj infrastrukturi.